Huishoudelijk Regelement


2024 02 09 Stembriefje ALV
Word – 14,3 KB 37 downloads

                                                                                                                                                                                                                                      Voorstel Nieuw HHR

 

Huishoudelijk Reglement Wijkvereniging De Hazepolder

 

Artikel 1. Algemene bepalingen

  1. De vereniging genaamd “Wijkvereniging De Hazepolder”, hierna te noemen “vereniging” is bij notariële akte opgericht op 12 juni 1974 en is gevestigd te Purmerend.
  2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn vastgesteld bij notariële akte op ……………….  

Artikel 2. Leden

  1. Leden zijn zij, die zich schriftelijk of mondeling hebben aangemeld bij het bestuur c.q. secretaris van de vereniging en woonachtig zijn in de wijk Hazepolder of daar voorheen hebben gewoond.
  2. Elk nieuw lid ontvangt bij toetreding een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement.

 

Artikel 3. Leden van verdienste en ereleden

  1. Leden van verdienste zijn zij, die wegens bijzondere verdiensten tegenover de vereniging door het bestuur als zodanig zijn benoemd. Leden van verdienste hebben alle rechten van de leden.
  2. Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt, door het vele jaren vervullen van b.v. een bestuursfunctie en/of als lid van een werkgroep/ commissie en op voordracht van het bestuur als zodanig door de Algemene Vergadering met tenminste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen zijn benoemd.
  3. Op leden van verdienste en ereleden rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de leden.
  4. Degene die zich op bestuurlijk vlak in buitengewone mate heeft ingezet voor de vereniging kan na het aftreden als voorzitter op voorstel van het bestuur tot erevoorzitter worden benoemd door de Algemene Vergadering met tenminste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen.

 

Artikel 4. Het lidmaatschap

  1. Aanmelding bij de vereniging geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris of ledenadministratie te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop zijn in te vullen: naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en/of e-mailadres.
  2. Minderjarigen kunnen alléén als lid worden toegelaten indien tenminste één van de ouders/verzorgers eveneens lid is van de vereniging.
  3. Beëindiging van het lidmaatschap dient schriftelijk/per e-mail bij de secretaris of ledenadministratie te geschieden, met inachtneming van hetgeen hieromtrent verder in de statuten is bepaald.

 

Artikel 5. Donateurs

  1. De vereniging kent naast leden ook donateurs.
  2. Donateurs zijn die natuurlijke of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich tegenover de vereniging verplichten om jaarlijks een door het bestuur vastgestelde bijdrage te storten.
  3. Donateurs hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen in of op grond van, de statuten en/of reglementen zijn toegekend of opgelegd.
  4. De rechten of verplichtingen van donateurs kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, onder voorbehoud van dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
  5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.

 

Artikel 6. Rechten en plichten van leden

Buiten de verplichtingen geregeld in artikel 6 van de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten. 

  1. Bij toetreding als lid hebben zij recht op een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen.
  2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan activiteiten van de vereniging.
  3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de vergaderingen.
  4. Zij hebben het recht van vrije toegang tot activiteiten en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
  5. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
  6. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
  7. Zij hebben de plicht tot jaarlijkse betaling van de contributie.
  8. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, en ook van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen.
  9. In gevallen van ongewenst gedrag kan het Bestuur een lid schorsen en of het lidmaatschap ontzeggen.
  10. Een lid kan zich bij geschillen of andere voorkomende zaken, wenden tot een door het Bestuur aangestelde vertrouwenspersoon.
  11. Deze vertrouwenspersoon informeert of adviseert het Bestuur hoe verder te handelen.

 

Artikel 7. Contributie

  1. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door de Algemene Vergadering jaarlijks zal worden vastgesteld.
  2. Voor gezinnen met kinderen tot 16 jaar wordt de contributie door het bestuur nader vastgesteld.
  3. Leden van verdienste en ereleden zijn vrijgesteld van contributie.
  4. De contributie wordt per kas, bank of automatische incasso door de penningmeester geïnd.
  5. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd.

 

Artikel 8. Het bestuur

  1. Het (algemeen) bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een nader door de Algemene Vergadering te bepalen aantal leden, die allen meerderjarig moeten zijn.
  2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, al datgene dat in de taak- en functieomschrijving van het bestuur en de afzonderlijke leden is opgenomen.
  3. Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per 2 maanden volgens een vooraf vastgesteld rooster. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 leden van het bestuur zulks wensen.
  4. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering schriftelijk in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.
  5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. Als bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Als bij de herstemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.
  6. Bestuursvergaderingen kunnen ook worden gehouden door middel van telefonische of videoconferenties, mits elke deelnemende Bestuurder door alle anderen gelijktijdig kan worden gehoord.
  7. Een Algemene Vergadering kan ook elektronisch worden gehouden, mits de voorwaarden die worden gesteld aan het gebruik van het communicatiemiddel bij de oproeping worden bekend gemaakt. Een “online” vergadering is mogelijk via een videoconferentie waaraan alle leden gelijktijdig kunnen deelnemen.
  8. Indien bij de oproeping tot een Algemene Vergadering de mogelijkheid daartoe is geopend, zijn leden bevoegd hun stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel uit te oefenen, overeenkomstig met het gestelde in Art 15 lid 4 en lid 5 van de Statuten.
  9. Het Bestuur is zonder goedkeuring van de Algemene Vergadering bevoegd tot rechtshandelingen en het verrichten van investeringen tot een bedrag of zodanige waarde van maximaal € 7500,00.
  10. Een bestuurslid mag niet meer dan één stem uitbrengen.
  11. Een bestuurslid mag niet deelnemen aan beraadslaging en besluitvorming indien hij/zij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging. Een dergelijk besluit kan door de ledenvergadering worden genomen in plaats van door het bestuur.
  12. Bestuurders moeten altijd handelen in het belang van de vereniging.
  13. In geval van ontstentenis of belet van álle bestuurders of van de enige bestuurder wordt de Vereniging tijdelijk bestuurd door een persoon die daartoe door de Algemene Vergadering steeds moet zijn aangewezen, schriftelijk vast te leggen in de notulen.

                                   

Artikel 9. Het dagelijks bestuur

  1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging, op de eerstvolgende bestuursvergadering mede. 

 

2. Taken van de voorzitter

a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;

b. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.

 

3. Taken van de secretaris:

a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze       evenals de ingekomen stukken te bewaren;

b. houdt de notulen van bestuurs- en andere vergadering bij;

c. draagt zorg voor het bijhouden van het archief van de vereniging;

d. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;

e. stelt jaarlijks een verslag samen m.b.t. gang van zaken in de vereniging (het Bestuursverslag);

f. houdt de ledenadministratie bij of draagt dit over aan de door het bestuur  aangewezen ledenadministrateur.

 

4. Taken van de penningmeester:

a. beheert de gelden van de vereniging;                      

b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurd uitgaven

c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;

d. ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden;

e. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar (de Jaarrekening) en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

 

Artikel 10. Bestuursverkiezing

  1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 2 jaar na zijn verkiezing af. Het is mogelijk dat bestuursleden terstond - onbeperkt - herkiesbaar zijn.
  2. De namen van de aftredende bestuursleden, en ook van de door het bestuur gestelde kandidaten, dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de jaarlijkse ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda dient ook de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend te worden, met vermelding van de daaraan verbonden procedure.
  3. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, te ondertekenen door tenminste drie stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidverklaring van de desbetreffende kandidaat, eventueel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.

 

Artikel 11. Kascommissie

  1. De Algemene Vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een financiële commissie van tenminste twee personen die geen deel mogen uitmaken van het Bestuur (de “Kascontrolecommissie”).
  2. De Kascontrolecommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester, onderzoekt de hiervoor in artikel 9 omschreven stukken en brengt de Algemene Vergadering verslag van haar bevindingen uit.
  3. Als de Kascontrolecommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te déchargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de jaarlijkse ledenvergadering (de “Jaarvergadering”).
  4. De kascommissie is voorts bevoegd aan het bestuur voorstellen over het financiële beheer te doen.

 

Artikel 12. Werkgroepen c.q. Commissies

  1. Voor het uitvoeren van specifieke taken kunnen de algemene ledenvergadering en/of het bestuur werkgroepen/commissies in het leven roepen.
  2. De benoeming tot lid van een werkgroep/commissie geschiedt, onder voorbehoud van tussentijds bedanken, voor onbepaalde tijd of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.
  3. De werkgroepen/commissies stellen vóór 30 juni een werkplan en begroting op.
  4. Het bestuur verwerkt e.e.a. in de totale vereniging begroting en een activiteitenschema.
  5. Voor extra uitgaven buiten hun begroting, dienen zij zich tot het bestuur te wenden, die onderzoekt op welke wijze deze uitgaven gefinancierd kunnen worden. Het bestuur kan besluitend de opbrengsten van een bepaalde actie voor het door de werkgroep/commissie aangegeven doel te bestemmen.
  6. De penningmeester van het algemeen bestuur, houd de boekhouding van de werkgroep/commissie bij, verstrekt hen kasgeld voor directe uitgaven of betaald de ingediende rekening na overlegging van een factuur.
  7. De werkgroepen/commissies zijn verantwoordelijk voor hun uitvoerende werk/taken en leggen daarbij hierover verantwoording af aan het algemeen bestuur.
  8. Bij opheffing van een werkgroep/commissie, vloeien eventueel resterende gelden en materiaal terug naar het algemeen bestuur, die dit ten algemenen nutte zal aanwenden.

 

Artikel 13. Gebouwen en zaken van de vereniging

  1. Het verenigingsgebouw “De Hazelaar”, Abraham Kuijperstraat 1, 1447 JZ te Purmerend is in volledige eigendom van de vereniging.
  2. In het gehele verenigingsgebouw geldt een rookverbod.
  3. Het verenigingsgebouw is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor leden toegankelijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gemaakt.
  4. Het bestuur is bevoegd het verenigingsgebouw voor gebruik van de leden voor bijzondere doeleinden te reserveren, met een maximum van 10 maal per jaar.
  5. De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.
  6. De vereniging is niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen en/of beschadiging c.q. vermissing van kleding, materialen e.d. op het terrein of in het clubgebouw.
  7. Voor de bar gelden door het bestuur vastgestelde prijzen. De opbrengst van de barverkopen e.d. wordt door het bestuur aangewend ten algemenen nutte.
  8. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangebrachte schade.

 

Artikel 14. Het Clubblad en Website

  1. Het clubblad “Wijkvereniging De Hazepolder” verschijnt 1 x per 2 of 3 maanden en is voor leden ook digitaal beschikbaar.
  2. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden.
  3. De redactie wordt gevormd door een of meer leden van de vereniging.
  4. De verspreiding van het clubblad wordt verzorgd door leden of vrijwilligers.
  5. De vereniging website wordt onderhouden door de redactie of een daartoe door het bestuur aangewezen persoon.
  6. In het clubblad als zowel op de website kunnen adverteerders reclame plaatsen, tegen een door het bestuur te bepalen vergoeding.

 

Artikel 15. Wijziging van het huishoudelijk reglement

  1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de Algemene Vergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn van oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.
  2. Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats of medium voor leden ter inzage zijn tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement tenminste 14 dagen voor de vergadering in het clubblad gepubliceerd en/of een afschrift hiervan aan alle leden toegezonden.
  3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

 

Artikel 16. Slotbepalingen

  1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
  2. Na vaststelling van het reglement wordt de tekst zo spoedig mogelijk bekend gemaakt aan de leden.
  3. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na publicatie in het clubblad en op de website.
  4. Aan de Algemene Vergadering komen in de Vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de Wet, de Statuten en/of een Reglement aan andere organen zijn opgedragen.

 

 

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van de vereniging op ………. ……..202…..

 

Namens het bestuur van de vereniging

 

De Voorzitter:                          De Secretaris